Cuándo, dónde y el mejor horario para hacer una junta

Sin embargo, en la mayoría de las empresas, las juntas suelen ser una pesadilla para los colaboradores y directivos. Malos horarios para su realización, lugares inadecuados para hacerlas, hasta personas innecesarias que asisten, pueden ser motivo para que una junta de trabajo se convierta en un martirio y obligación.

De acuerdo con los expertos, existen tres factores que debes tomar en cuenta para que las juntas de trabajo se conviertan en todo un éxito: Quién asistirá, dónde se van a hacer y en qué horario.

¿Cuándo realizarlas?

De acuerdo con Estanislao Bachrach, biólogo molecular y consultor en temas de innovación y liderazgo, la época en que las juntas eran impuestas, es cosa del pasado.

“Las juntas pueden ser algo tedioso si se hacen en contra de la voluntad del equipo de trabajo. Para ello, saber cuándo es momento para realizarla es muy sencillo: pregunta. Realiza un sondeo con tu equipo de trabajo, ellos te podrán decir en qué hora y qué día es el mejor realizarlas”.

Si bien no podrá existir un consenso en todo el equipo, tienes que buscar que se sientan parte de cada uno de los proyectos de la empresa. Asimismo, si ellos escogen el horario y el día, se sentirán más comprometidos con los objetivos empresariales y estarán obligados a ser más participativos e innovadores.

Al respecto, Margarita Chico, directora del portal Trabajando.com.mx, recomienda que las juntas de trabajo se realicen en un día intermedio de la semana, ya sea martes o miércoles. Si se preguntan por qué, es sencillo, no es el inicio de la semana, donde nadie tiene ganas de hacerla, ni es el fin de la semana laboral, donde todos piensan en salir del trabajo.

¿A qué hora deben realizarse?

Respecto al horario, es importante que tomes en cuenta lo siguiente:

• De acuerdo con Margarita Chico, ninguna junta debe realizarse empezando el día, ya que todos están adormilados y las ideas no fluyen, de esta forma, el mejor horario sería después de las 11:00 am.

• No lo realices después de alguna comida, ni a las 10am, ni a las 4pm. Recuerda que una vez que se come, la sangre se concentra en el estómago, dejando desprotegido al cerebro.

• No la realices en horarios concentrados de trabajo. Dependiendo de cada empresa, existen horarios que pueden ser pesados para los colaboradores, verifica que la junta no interfiera con ellos.

Por su parte, Bachrach asegura que el mejor horario para hacer las juntas podría ser un martes a las 2:00pm o por la tarde, como refiere un estudio de LifeHacker, mientras que los lunes en la mañana es lo menos recomendable.

No obstante, si la finalidad de tu reunión es tomar una decisión importante u ofrecer algún entrenamiento o capacitación a tu personal, es mejor hacerlo por las mañanas debido a que las primeras horas laborales son las más productivas.

¿Dónde realizar una junta y a quién invitar?

¿Te has preguntado si el lugar donde se desarrolla la reunión repercute en el resultado de una junta exitosa o no? La respuesta es sí. Es común que las empresas tengan dos o tres salas de junta y, en su mayoría, estas suelen ser las más descuidadas en cuanto arreglo y estética. De acuerdo con los expertos, una sala de juntas debe tomar en cuenta cuatro factores: buena ventilación, cero distractores, tecnología adecuada y, en algunos casos, temática.

Ventilación

El cerebro necesita oxigenarse para funcionar de manera adecuada, si el lugar de trabajo no tiene la ventilación adecuada, el cerebro tampoco funcionará al 100%. Cuida que las salas de junta tengan ventanas grandes y buena luz, esto ayudará a ser más amena la reunión y mucho más efectiva.

Cero distractores

Si no hay sala de juntas, evita realizar reuniones en lugares ocupados donde haya computadoras prendidas, gente platicando, teléfonos funcionando o a lado de lugares que estén cercanos a la cocina, el baño o a la sala de espera o en una sala con vidrios grandes. Cualquier ruido puede afectar la concentración de tus colaboradores y de los directivos. El mejor lugar sería en un lugar apartado de la empresa.

Tecnología

Lo primero que hay que cuidar para que una junta sea efectiva es que tus colaboradores sepan utilizar sus dispositivos inteligentes, si los dispositivos son sinónimo de distracción evita que estén encendidos mientras se encuentran en la junta. Si no, la realización de un manual sería buena opción.

Cuando se habla de tecnología en las salas de junta, hablamos de proyectores, pantallas y sonido adecuado, así, las juntas podrán ser más dinámicas y evitarás que haya uno que otro dormido.

Temática

Si la ocasión lo amerita, deja a un lado la sala de juntas e invítalos a un café, un restaurante o a un lugar especial que haga que se sientan más cómodos. Encontrar nuevos lugares para reunirse puede ayudar a que se sientan más identificados con los proyectos. Por ejemplo, si el nuevo proyecto se realizará con una de las empresas distribuidoras de grano de café, la reunión puede ser en las instalaciones de la empresa o en una cafetería. De manera sicológica, el aroma a café y la dinámica puede ayudar a sentir mayor identificación.

A quiénes invitar

No se trata de excluir a nadie, se trata de tener un equipo fuerte y adecuado para cada tarea. Si la junta es 100% operativa, no tiene caso que la gente de contabilidad y finanzas esté en la reunión, sólo entorpecería los procesos y la reunión no sería dinámica.

Trata de que la gente adecuada llegue a la reunión. Asimismo, los expertos recomiendan que haya un moderador en las juntas, se necesita una persona que le de seguimiento a la junta de manera táctica.

Otros factores pueden interferir para que una junta de trabajo sea exitosa, tener el tema en claro, dará a que estructurar la orden del día e incentivar la participación de tus colaboradores, también ayudará a que las ideas sean mejor transmitidas y se realice un feedback exitoso.

¿Qué otros consejos brindarías para que las juntas sean efectivas?

Fuente: www.altonivel.com.mx  / Por: Tatiana Gutiérrez / Twitter: @altonivel