¿Debe de haber una reunión?

La primera pregunta por respondernos es si debemos organizar una reunión o el tema a compartir se puede comunicar  a través de otros medios. Existen cinco tipos de reuniones dependiendo de su objetivo: Resolución de problemas, toma de decisión, planeación, comunicación de status y objetivo combinado. Es importante definir el motivo de la junta para enfocarnos en él y posiblemente, si es pertinente, informar con antelación por otros medios.

¿Es necesario algún material de apoyo?

Muchas veces, automáticamente, pensamos en un PowerPoint cuando tenemos una reunión. Pero hay ocasiones en que una presentación de ese tipo no se requiere y el asunto por tratar se puede resolver sólo con una discusión.

Otra pregunta que debemos formularnos es,

¿cuánto tiempo deben destinar los directores en esto?

Por regla, los ejecutivos tienen el tiempo muy limitado y por esta razón debemos de respetar sus programas. Hacer presentaciones extensas puede hacerlos perder la concentración. También es importante aprender a administrar nuestro tiempo para cubrir todo el contenido que se espera capte su atención y se obtengan resultados.

Cuando hagamos la presentación debemos de ser flexibles, estar alertas para avanzar a otros temas o saltar diapositivas.

Hay que estar preparado para comentarios como: “entendido, lo que sigue”. Hay que ser empáticos para cubrir lo que ellos quieren cubrir y no necesariamente lo que tú quieres mostrar.

Tenemos que preparar toda la información de soporte necesaria.

Muchas veces los ejecutivos tienen cuestionamientos de cómo se llego a ciertos números o afirmaciones de la presentación. Debemos de contar con la información necesaria para poder explicar cualquier interrogante que ellos puedan tener.

Prepara tu reunión y conoce a la audiencia;

debemos de organizar la junta y elaborar el contenido según  a quienes se los váyamos a presentar. Hay ejecutivos que tienden a dominar el diálogo y a cambiar el curso de la presentación, otros se adelantan a los slides y unos más suelen interrumpir con preguntas.

Mantén la presentación simple, no los llenes de ideas.

Sintetiza con tres o cuatro puntos importantes; evita tecnicismos o detalles que no sean interesantes para el ejecutivo ni primordiales para las metas.

La mejor manera de hacer una presentación ejecutiva es tratar de ponernos en los zapatos de ellos: pensar que tenemos poco tiempo, una agenda complicada, proyectos por evaluar, citas por cumplir, en suma, una mente llena de ideas. Entre más preparemos y  estudiemos cada caso, mayor impacto tendremos en su visión.

Fuente: www.mundoejecutivo.mx  / MIGUEL LAVALLE GARZA - Socio fundador de Grupo Avanzata