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Las probabilidades de que, en algún punto de tu vida, hayas tomado una clase para administrar tu tiempo son altas, o que por lo menos lo hayas leído en libros o hayas intentado utilizar alguna agenda, ya sea física o digital, para priorizar tu día.

Y entonces de preguntarás, “¿Por qué, con todo este conocimiento y herramientas, sigo sintiendo que no me alcanza el tiempo para hacer todo lo que tengo que hacer?”

La respuesta es simple. Antes de siquiera empezar a administrar tu tiempo, primero debes aprender qué es el tiempo. Un diccionario lo define como “el punto o periodo en el que ocurren las cosas”, es decir, el tiempo es cuando algo pasa.

Hay dos tipos de tiempo: el tiempo del reloj, y el tiempo real. En el tiempo del reloj, tenemos 60 segundos en un minuto, 60 minutos en una hora, 24 horas en un día y 365 días en un año. Todo el tiempo pasa igual. Cuando alguien cumple 50, tiene exactamente 50 años de vida, no más, no menos.

En el tiempo real, todo el tiempo es relativo. El tiempo se pasa volando o se hace eterno dependiendo lo que estás haciendo. Dos horas en un banco pueden sentirse como 12 años, mientras que un niño de 12 años parece haber crecido en dos horas.

¿Qué tipo de tiempo describe el mundo en el que realmente vives?

La razón por la que los aparatos y sistemas de administración y manejo de tu tiempo no funcionan es porque están diseñados a administrar el tiempo del reloj. Y éste es irrelevante. No vives, es más, ni siquiera tienes acceso, al tiempo del reloj. Vives en el tiempo real, un mundo en el que el tiempo vuela cuando te estás divirtiendo o que se hace eterno cuando estás pagando impuestos.

La buena noticia es que el tiempo real es mental, existe únicamente en tu cabeza. Y tú lo creas, así que cualquier cosa que puedes crear, la puedes administrar. Es momento de deshacerte del auto sabotaje o de las limitaciones que has creado alrededor de “no tener suficiente tiempo” o no estar “en el momento correcto” para iniciar un negocio o para manejar correctamente el que ya tienes.

Sólo hay tres formas de pasar el tiempo: pensando, hablando y haciendo (pensamientos, conversaciones y acciones). Independientemente del tipo de negocio que tengas, tu trabajo consiste en alguna de esas tres cosas.

Como emprendedor, lo común es que te interrumpan frecuentemente o que te jalen en diferentes direcciones. Y aunque no puedes eliminar las interrupciones, sí puedes decidir cuánto tiempo les inviertes y cuánto invertirás en los pensamientos, conversaciones y acciones que te llevarán al éxito.

1. Durante una semana, registra tu tiempo

Utiliza un calendario para llevar un registro del tiempo que inviertes en conversaciones, proyectos y actividades (de trabajo y personales). Esto te ayudará a entender cuántas cosas puedes hacer durante el día y a dónde se están yendo tus momentos más valiosos. Verás cuánto tiempo inviertes realmente en producir resultados y cuánto tiempo gastas en pensamientos, conversaciones y acciones no productivas.

2. Agenda citas contigo mismo

Cualquier actividad o conversación que sea importante para tu éxito debería tener un tiempo asignado. Las listas de pendientes se alargan al punto de ser imposibles. Agenda citas contigo mismo y crea bloques de tiempo para pensamientos, conversaciones y acciones de alta prioridad. Agenda la hora a la que deben empezar y terminar, y ten la disciplina para vivirlas como las agendaste.

3. Comprométete con los pensamientos, conversaciones y actividades

Planea pasar, por lo menos, 50 por ciento de tu tiempo comprometido con los pensamientos, actividades y conversaciones que te den los mejores resultados.

4. Agenda tiempo para interrupciones

Planea tener un tiempo para que te interrumpan de lo que estás haciendo. Por ejemplo, puedes tomar el concepto de un profesor teniendo “horas de oficina”, porque al final, éstas son una forma diplomática de decir “interrupciones planeadas”.

5. Dedica los primeros 30 minutos del día a planearlo

Toma los primeros 30 minutos de cada día para planearlo. No empieces el día hasta que hayas terminado la planeación de tu tiempo. El momento más importante del día es el que te das para planearlo.

6. Decide qué resultado estás buscando

Antes de cada llamada o tarea, date cinco minutos para definir tu objetivo. Esto te ayudará a saber cómo se ve el éxito antes de empezar, y también hará que el tiempo pase más lentamente. Tómate cinco minutos después de cada llamada o actividad para decidir si obtuviste los resultados que buscabas y si no, pregúntate qué te hizo falta. ¿Cómo puedes cambiar el resultado de la siguiente llamada o actividad?

7. Hazle saber al mundo que estás ocupado

Pon un letrero de “No molestar” en tu puerta, o un mensaje en tu correo electrónico o pon tu celular en modo avión cuando tengas que terminar las cosas.

8. No le des tu atención a la gente de manera inmediata

Practica el hábito de no contestar el celular sólo porque está sonando y de no responder a los correos sólo porque aparecieron en tu bandeja. Desconéctate de las mensajerías instantáneas y no le des a la gente tu atención inmediata a menos que sea absolutamente necesario para tu negocio. Mejor agenda un tiempo para responder correos y regresar llamadas.

9. Bloquea el resto de las distracciones

Bloquea las redes sociales que suelen consumir tu tiempo y atención.

10. Ten objetivos realistas

Recuerda que es imposible hacerlo todo, y que las probabilidades de que 20 por ciento de tus pensamientos, conversaciones y actividades produzcan 80 por ciento de tus resultados, son altas.

Fuente: entrepreneur.com / Por: Joe Mathews, Don Debolt y Deb Percival

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