¿No te rinde el día? Haz un organizador de tiempo a tu medida

Actualmente existe una distintas aplicaciones dedicadas a organizar y optimizar el uso del tiempo, pero lo importante es enfocar el uso de estas herramientas a nuestras necesidades específicas, algo así como hacer un organizador de tiempo personal, adaptado para ti.

Maximiza tu tiempo utilizando un organizador de tiempo

Lo principal para hacer un organizador de tiempo que funcione para ti y tus actividades, es entender cómo desarrollas tus tareas, cuáles son tus tiempos reales de acción y finalmente tus objetivos. En los siguientes puntos describiremos cómo hacer esto y algunos consejos más.

Identifica tus tiempos disponibles

Lo primero a revisar antes de comenzar a planear tus actividades, es ver con cuánto tiempo disponible cuentas. Lo clave aquí es definir tiempo real_x009d_, es decir, que se pueda dedicar plenamente a cualquier tarea o actividad. Un ejemplo, si se dice que se cuenta con 3 horas disponibles para avanzar en un proyecto, pero se pierden 30 minutos en traslado, 10 minutos en ponerse cómodo, etc., tu tiempo de acción real se ve limitado a menos tiempo del que se pensó al inicio. Fijar tu tiempo real disponible es básico para poder planear de manera realista.

Programa actividades esenciales y prioritarias

Para ayudar a elegir y priorizar de manera más sencilla, podemos definir las actividades esenciales como aquellas que no pueden o no deben dejar de hacerse, una buena es incluir el tiempo para dormir, comer e incluso los traslados. Las actividades prioritarias están por debajo de las esenciales, aunque son de muy alta importancia y deben programarse cuidadosamente. Ya sea una llamada programada con algún cliente, una cita reservada con anterioridad o cualquier situación que requiera de atención a cierta hora, que necesite esté terminado para cierto tiempo o bajo cierto tipo de circunstancias.

Este ejercicio pondrá en perspectiva lo que realmente es importante en nuestra agenda, que requiere de especial atención y cuáles son las cosas que pueden dejarse para después, por lo que organizar el tiempo con una visión clara de que es lo que tenemos que hacer será mucho más sencillo.

Programa tiempos para contingencias

Sin importar el tipo de trabajo que se desempeñe o los proyectos que se lleven a cabo, fijar un tiempo de contingencia es una buena idea cuando no se tiene certeza total sobre la cantidad de tiempo que las actividades a realizar tomarán. Si bien es imposible predecir contingencias o emergencias estás sucederán de cualquier manera, por lo que si no se aparta algo de tiempo para situaciones de este tipo lo más probable es que se termine por trastornar el orden del día.

Programa el tiempo discrecional

Si aún queda espacio sin asignar en tu organizador de tiempo lo mejor es utilizarlo, de manera ordenada, a discreción. Ya sea que se utilice para alcanzar metas personales, para capacitarse, ocio o que incluso se destine a cumplir con las actividades prioritarias, lo importante es programar lo que se hará durante ese tiempo que ha quedado libre.

Analiza y revisa tu organizador

Dar por hecho que a la primera las cosas se harán tal como se programaron es bastante común al crear un organizador de tiempo. Sin embargo, es importante revisar y analizar lo que se ha programado de manera constante, ya que si bien queremos orden y una optimización del tiempo, tampoco conviene ser tan rígido con el tiempo. En ocasiones habrá que ser flexible, por lo hay que tener claro que los planes podrán cambiar.

Por ejemplo, si se tenía una reunión de negocios en otro estado y ya se tenía planeado trasladarse mediante un aerolínea en una semana, pero esta reunión cambia al día siguiente, habrá que tener la capacidad de reprogramar actividades. En este caso particular si se contará con recursos suficientes y se tuvieran actividades importantes que realizar en el estado de origen al día siguiente después de la reunión se podría llegar a buscar otro vuelo aunque el precio aumente o incluso el uso de un taxi aéreo para garantizar más disponibilidad de tiempo.

Organiza tu tiempo de manera adecuada y triunfa

Actualmente el manejo del tiempo es una de las principales prioridades de las personas, sobre todo en las grandes urbes, donde el ritmo de vida es muy acelerado. Además, cuando esto se combina con trabajo, estudio o proyectos profesionales y personales, una correcta planeación del tiempo, las actividades a realizar durante el día, así como el cumplimiento de nuestros objetivos de manera exitosa.

A fin de cuentas, es imposible controlar de manera total el tiempo con el que contamos debido a factores externos, pero un organizador de tiempo puede hacer una gran diferencia entre llevar nuestras tareas de manera efectiva o no hacerlo.

Fuente: ideasparapymes.com  /  Por: Fernando Razcón