(CNNexpansión) Veinte minutos, treinta, dos horas. Sólo escuchar la palabra "junta" quizá traiga a la mente de varios profesionistas la imagen de "perdida de tiempo", que podrían aprovechar para avanzar en sus proyectos.
"A veces tengo hasta tres reuniones al día para ver detalles pequeños o porque no pudieran estar, en juntas anteriores, alguno de los jefes.
Al final del día es inevitable la sensación real de no avanzar con los pendientes. Es un mal en ciertas compañías", comparte David Solórzano, creativo en una agencia de publicidad en el DF.
Tal vez, las citas más improductivas sean las famosas reuniones semanales. Suelen ser encuentros largos, no del todo estructurados y la gente termina por perder la atención y dibujar en sus libretas, indica el autor del libro "Meeting Excellence: 33 Tools to Lead Meetings That Get Results" (33 Herramientas para reuniones que consiguen resultados), Glenn Parker.
Si alguna vez el jefe escuchó en el "radio pasillo" de la oficina que las juntas quitan tiempo, y ahora busca liberar a su equipo, rápido, para que siga trabajando, hay que preguntarse ¿cómo hacer productiva tal actividad?
El primer paso es citar a las personas realmente involucradas en el tema a tratar. "A los no indispensables se les puede actualizar con un correo electrónico. Se debe mandar un mail anticipado si hay que llevar materiales, así los asistentes evitan pararse una y otra vez de la sala", cita Stephen Robbins en su libro "Comportamiento Organizacional".
¿Las reglas de oro? El tiempo recomendado de estos encuentros son 90 minutos, como máximo. El jefe debe respetar la puntualidad y llevar materiales para captar la atención del público. Hay que evitar las interrupciones, como contestar el celular o comer. Y hay que generar la participación de las personas, detalla Laura Olvera, asesora en comunicación organizacional.
Un aspecto vital, agrega, son los horarios. Si algo molesta a la gente es tomar esa actividad fuera de su tiempo de trabajo. A veces, "eso será inevitable", cuando hay que ajustarse a la agenda, por ejemplo, de un director. Fuera de ello, se aconseja reunirse por las mañanas, cuando los empleados están más concentrados y pueden seguir el resto del día con sus actividades.
Más distractores
La "juntitis" no es el único causante de las salidas tarde de oficina. Una encuesta de la empresa Salary.com encontró que seis de cada 10 personas admiten distraerse de sus ocupaciones, con un promedio de 1.7 horas perdidas sobre una jornada de ocho horas y media.
Las razones por las que eso sucede van, según el análisis, desde aburrimiento y laborar muchas horas, a estar mal pagado y carecer de tiempo para asuntos personales, que deben resolverse en la oficina.
En México, cada colaborador destina -en promedio- entre 16 y 20 horas a actividades no productivas, en una semana laboral de 48 horas, de acuerdo con estimaciones de las consultoras de recursos humanos, Factor Intelectual y AON Intergamma.
Los distractores más comunes en empresas mexicanas son: platicar en los pasillos, llamadas personales, navegar en Internet y salir a fumar. Eso hace, entre otras acciones, que la persona pierda hasta un 40% de su jornada, coinciden ambas firmas.
Aún hay más. Una investigación publicada en "The Wall Street Journal" presenta una distribución de cómo se pierde tiempo en Internet. Las redes sociales se llevan el primer lugar (con 1.24 horas a la semana, en promedio); le siguen los juegos online, e-mail, chat, búsquedas en portales y compras virtuales.
Laura Olvera puntualiza que la pérdida de horas laborales no daña sólo al profesionista (por la calidad de sus entregas) y a la empresa, sino que también genera una mala imagen frente a los clientes.
Por ello, las compañías deben pensar en cómo aminorar esas actividades en sus oficinas. Una solución es fijar horarios para tomar un receso, ir por cafés o colocar una máquina vending (si es posible) en un punto estratégico al equipo de trabajo. Otras medidas son ubicar a los jefes cerca del personal para evitar que éste deba dirigirse a un punto lejano varias veces al día, y colocar candados de seguridad para navegar en determinadas páginas.
Para los empleados, "esto podría sonar como medidas de control. Así que es importante crear otras acciones para que el profesionista no sienta que todo es limitante. Se puede fomentar el uso de recesos para alguna actividad física o recreacional. Si eso, dice Olvera, es complejo para la organización, piensen en programas más sencillos, como promover una campaña de entregas a tiempo, y a cambio se da al empleado alguna facilidad, como salir más temprano para ir al doctor.
"Suena a medidas difíciles de aplicar en México, sin embargo sí es viable lograrlo, la cuestión es conocer más a fondo las necesidades del empleado, y generar una comunicación clara sobre lo que se espera de ellos, cómo y en qué tiempos, y a partir de eso tener con ellos acciones concretas", puntualiza la especialista.
Fuente: CNNexpansión / Por: Ivonne Vargas Hernández
Publicado por: TuDecides.com.mx
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