Eficiencia, eficacia, efectividad: ¿son lo mismo?

¿Cuál es la diferencia entre esta tríada de palabras? Afortunadamente, Peter Drucker- considerado el padre de la administración moderna- establece a lo largo de su obra una serie de distinciones fundamentales entre ellas, lo cual nos arroja una claridad conceptual mucho mayor.
Estamos acostumbrados a escuchar que la eficiencia, la eficacia y la efectividad son prácticamente el mismo concepto. Así que cuando escuchamos conferencias sobre cómo mejorar alguna de esas tres características en nuestra empresa, puede ser que al final nos sintamos más confundidos que al inicio. ¿Cómo diferenciarlos entonces?
De manera coloquial y como frase objetivo, me gusta llamarlas «Las tres E». He notado que, la mayoría de las ocasiones, la interpretación obedece a breves reseñas de especialistas que todavía no se filtran en el uso cotidiano, así que cada quien las interpreta como mejor las entiende, a la espera de que el contexto particular nos ayude a definirlas, pero sin basarnos en cuál es su origen.
Es por eso que no es tan fácil explicar por qué, en el ámbito administrativo, directivo y gerencial, los individuos y las empresas buscan maneras de ser eficaces y eficientes, pero se puede ser eficaz sin ser eficiente, o viceversa.
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Para compartir cómo es que se diferencia una “E” de las otras dos, me gusta citar a Peter Drucker, con la aparición de lo que él llamó “trabajo del conocimiento”, no solo comenzamos a hablar de las diferencias al ver cómo reacciona un empleado dedicado a una labor meramente manual frente a otro que aplica sus conocimientos en el día a día, también notamos que conceptos que habían estado bastante claros, ahora se perciben de manera más ambigua.
Sin embargo, y a pesar de que el lenguaje es obviamente un ente que vive y se transforma gracias a sus hablantes, en lo cotidiano no se ha hecho eco de estos cambios de significado. Tan solo necesitamos dar una consulta rápida a la Real Academia Española para caer en cuenta:
Eficiencia: Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado.
Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.
Efectividad: Exactamente lo mismo que eficacia.
¿Cuál es entonces la diferencia que hay entre esta tríada de palabras? Drucker, establece a lo largo de su obra una serie de distinciones fundamentales entre ellas, lo cual nos arroja una claridad conceptual mucho mayor. Así tenemos que:
Eficiencia: hacer bien las cosas. Es decir, realizar una tarea buscando la mejor relación posible entre los recursos empleados y los resultados obtenidos. La eficiencia tiene que ver con el «cómo». El modelo para la mejora de la eficiencia se apoya en tres pilares básicos: personas, procesos y clientes. Y se logra con personas competentes o con capacidades, actitudes, aptitudes, habilidades y experiencias. Se necesitan flujos rápidos, efectivos y continuos de actividades que añaden valor al producto o al servicio para el cliente con procesos eficientes, analizando dichas actividades y calidad.
Eficacia: hacer las cosas correctas. Es decir, llevar a cabo tareas de la mejor manera, que conduzcan a la consecución de los resultados. Tiene que ver con «qué» cosas se hacen. Eficacia es hacer lo necesario para alcanzar o lograr los objetivos deseados o propuestos.
Efectividad: hacer bien las cosas correctas. Es decir, que las tareas que se lleven a cabo se realicen de manera eficiente y eficaz. Tiene que ver con «qué» cosas se hacen y «cómo».
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Pero, si seguimos lo que el trabajo del conocimiento plantea, la clave es la mejora de la efectividad, y sobre este tema, como decía Drucker, seguimos en pañales. Tal vez una causa es que, al menos en parte, todavía carecemos de las palabras adecuadas para describir con rigor la nueva realidad y así poder actuar sobre ella sin fallo.
¿Por qué la clave es la efectividad? Porque se traduce como el equilibrio entre los indicadores, parciales, de eficiencia y la eficacia. Por ejemplo, la primera se ocupa de hacer algo lo mejor posible en cuanto al uso de recursos: busca perfeccionar el «cómo» se hacen las cosas, sin cuestionarse «qué» cosas hacemos. Así podemos llegar a situaciones contradictorias, cuando no completamente absurdas. En palabras de Drucker: no hay nada más inútil que hacer de forma muy eficiente aquello que no debería hacerse en absoluto.
La eficacia, por otro lado, tiene el objetivo de lograr el resultado, al margen de los recursos que se consuman para ello. Dicho de otro modo, busca encontrar el mejor «qué» sin preocuparse por «cómo» se llevarán a cabo las tareas ni su impacto en los recursos. Podría ser el camino seguro a un derroche extremo que convierta la consecución del resultado en algo muy difícil de justificar.
Siguiendo esa lógica, la efectividad se define como la cuantificación del logro de la meta. Sin embargo, debe entenderse que puede ser sinónimo de eficacia cuando se define como la capacidad de lograr el efecto que se desea.
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Tal vez es más claro si se plantea la relación de estos tres términos con una fórmula:
Eficacia + Eficiencia = Efectividad
Podemos decir entonces que el cálculo de la eficiencia y de la efectividad de un proceso permite entender, aunque sea en un panorama general, el funcionamiento idóneo de dicho proceso o del sistema en que se inserta. Sería imposible ser efectivo sin lograr antes un buen rendimiento en cuanto a eficacia y eficiencia.
Por ejemplo, si un dirigente es efectivo, se refiere a que es apto, capaz y competente, ya que cumple con tareas y desempeña una acción favorable para los intereses de la empresa. Al mencionar efectividad, se hace referencia a la capacidad o habilidad que tiene una persona, animal, máquina, dispositivo o cualquier elemento para obtener un resultado determinado a partir de una acción.
Esta capacidad supone la aplicación de ciertas acciones, actitudes o soluciones frente a determinadas situaciones. Deben asegurar los resultados esperados a fin de ser consideradas efectivas. También podemos decir que una actitud o respuesta efectiva es aquella que busca como objetivo principal lograr un efecto.
La efectividad que plantea Drucker, quiere encontrar un término medio con sentido, un punto de equilibrio ideal entre eficiencia y eficacia. La búsqueda de la efectividad impide que un exceso de foco en la eficiencia provoque que no se alcance el resultado deseado o que no se haga a tiempo. De la misma manera, impide que un exceso de foco en la eficacia pueda dar con el punto de equilibrio al traste con la rentabilidad del resultado, descompensando el esfuerzo. Cuando trabajamos de forma efectiva, el foco se mantiene en el punto óptimo entre lo más eficiente y lo más eficaz.
Encontrar el equilibrio entre la eficacia y eficiencia es el camino a la efectividad, no importa qué definición decidamos utilizar.
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